Электронный документооборот: как оформить? Электронный документооборот между организациями: как это работает? Эдо подписание документов с контрагентами

Система, которая позволяет оптимизировать бухгалтерский учёт, передачу и получение документов от партнёров. При этом обеспечивается высокий уровень шифрования и безопасности.

Каждая организация должна заниматься ведением бухгалтерского учёта, и если раньше использовались только факсимильные (печатные) документы, то сейчас им на смену приходят электронные. Главные причины, по которым компании переходят на электронный обмен документами с контрагентами , - оптимизация работы, минимизация затрат времени и финансов.

1. Способы перехода на ЭДО с контрагентами.
2. Нужен ли ЭДО вашей компании.
3. Как организовать электронный документооборот с контрагентами.
4. Заключение соглашения с оператором.
5. Приобретение сертификата.
6. Присоединение контрагентов.
7. Как наладить электронный обмен документами с контрагентами.

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Есть два способа обмена документами с контрагентами.

1. Напрямую. Для этого нужно заключить договор (соглашение), где должны быть прописаны способы, порядок взаимодействия. При этом следует помнить, что не все бумаги можно будет передавать напрямую.
2. Через сервис. Сервис обмена электронными документами выгоден потому, что, подключившись к сети оператора, клиент получает посредника, который обладает счетами-фактурами, кадровыми, техническими и юридическими силами для законного обмена любыми документами.

Использование услуг оператора - наиболее оптимальный выбор. Существует приказ Минфина № 50н, по которому пересылка счётов-фактур в электронном виде может проводиться только через оператора ЭДО, только такой посредник сможет подтвердить сам факт перевода бумаг, если это потребуется.

Нужен ли ЭДО вашей компании?

Главная задача, которая решается электронным документооборотом, - оптимизация затрат времени и денег на обмен бумагами. В системе ЭДО вы сможете быстро и просто найти любой документ, направить его контрагенту, проконтролировать работу своих сотрудников. Электронный документооборот экономит не только время, но и ресурсы компании – не нужно тратить деньги на почту или курьера.

При внедрении ЭДО решаются следующие задачи:

• Разработка автоматизированной работы для согласования и утверждения.
• Хранение всех документов на едином сервере.
• Возможность быстро отследить историю документооборота с конкретным контрагентом.
• Создание проектов с большим количеством партнёров и участников.
• Высокая степень безопасности и защищённости коммерческой тайны.

Иными словами, электронный документооборот нужен тем компаниям, руководители которых стремятся максимально оптимизировать и автоматизировать работу, выстроить прозрачную бизнес-модель, которую легко контролировать удаленно.

Как организовать электронный документооборот с контрагентами

Нужно выполнить три шага.

1. Заключить договор с оператором.
2. Купить и средства криптографической защиты.
3. Присоединить контрагентов к системе.

Заключение соглашения с оператором

Оно иногда именуется «присоединением к регламенту». В этом документе описываются все нюансы сотрудничества, сроки подключения к системе и стоимость, а также указываются правовые аспекты взаимодействия.

Приобретение сертификата

Есть три вида : простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Сертификат необходим для того, чтобы документ был признан равнозначным бумажному аналогу. - замена собственноручной подписи и проставленного штампа предприятия. Средство криптографической защиты требуется для защиты, шифровки и расшифровки электронных подписей (покупается у оператора).

Присоединение контрагентов

Скорее всего, некоторые из ваших бизнес-партнеров уже использует ту или иную систему ЭДО. Даже если он не является клиентом Taxnet, не беда. С помощью (технологии, которая позволяет обмениваться документами между разными операторами ЭДО), вы сможете наладить взаимодействие.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, это не составляет большого труда, так как практически все предприниматели уже слышали о преимуществах ЭДО и представляют, как работают эти системы. Подтолкнуть к положительному решению можно предоставив им бесплатный доступ к системе на два-три месяца. Подобные моменты можно обговорить с нашими специалистами - они подскажут, как лучше поступить.

Как наладить электронный обмен документами с контрагентами

Компания Taxnet занимается разработкой IT-решений для предприятий уже 15 лет, в том числе была разработана система « », позволяющая быстро, надежно, удобно и недорого наладить электронный обмен документами с контрагентами. Система была установлена у 100 000 клиентов (более 700 партнёров по всей стране). Что мы предлагаем?

1. Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам.
2. Быстрое взаимодействие, отправку/приём документов между вами и вашими партнёрами.
3. Надёжную защиту от несанкционированного доступа.
4. Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении.
5. Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой.

Благодаря хорошо налаженной работе обеспечим быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО. Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Скачать буклет (1MB)

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают юридической силой, выступают полными аналогами бумажных документов.

Электронный документооборот регламентирован Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Переход на электронный документооборот позволяет:

С декабря 2014 года ММК перешел на электронный обмен документами с более чем 50 контрагентами.

Обмен осуществляется как формализованными, в соответствии с приказами ФНС России, документами: Счет-фактура, ТОРГ-12, Акт выполненных работ (оказанных услуг); так и документами в формате excel, word, pdf, подтверждающими передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Подготовительный этап включает следующие шаги:

1. Выбор оператора ЭДО. Список опубликован на сайте http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/.
2. Если в качестве оператора будет выступать не СКБ-Контур, то проверка наличия роуминга https://kontur.ru/diadoc/roaming.
3. Обращение в Сервисный центр ООО «ММК-Информсервис» для организации тестового обмена документами.
4. Юридическое оформление перехода на обмен документами в электронном виде путем подписания соответствующего Соглашения.

В среднем, организация процесса обмена электронными документами, включая подписание Соглашения занимает от 2 недель до 1 месяца.

Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО и его контрагент подключены к ЭДО через одного из операторов ЭДО СФ, входящих в 1С-ЭДО (список можно посмотреть здесь), то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически. Достаточно следовать инструкции по настройке соглашения об обмене электронными документами с контрагентами.

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через оператора ЭДО Такском, то подавать заявление на настройку роуминга также не следует.

Нужно ли переходить на электронный документооборот - опыт «Яндекс.Денег»

Настройка электронного документооборота с таким контрагентом производится по инструкции .

Актуальная информация по статусу роуминга через Оператора ЭДО СФ Калуга Астрал с другими операторами находитсяздесь.

На сегодняшний день пользователи сервиса 1С-ЭДО, которые выбрали при подключении к ЭДО оператора Калуга Астрал, могут настроить роуминг по заявлению с двумя операторами, не входящими в перечень операторов сервиса 1С-ЭДО:

СКБ Контур

АО НИИАС*

* АО НИИАС — специализированный оператор ОАО "РЖД". Внимание! Электронный документооборот с этим оператором ограничивается Универсальным передаточным документом (функция СЧФ) и Универсальным корректировочным документом (функция КСЧФ).

Если пользователь сервиса 1С-ЭДО подключен через оператора ЭДО СФ Калуга Астрал, а его контрагент подключен через одного из роуминговых операторов, указанных выше, то необходимо следовать инструкции:

1. Отправить на адрес электронной почты линии консультации по ЭДО фирмы 1С: [email protected] письмо с темой «Заявка на роуминг Наименование организации ИНН КПП ».

Пример темы письма : «Заявка на роуминг ООО "Ромашка", ИНН 1234567890, КПП 123401001»

К письму должны быть приложены заполненное Заявление на настройку роуминга в редактируемом формате (файл DOC), а также скан этого заявления с подписью руководителя или у иного уполномоченного лица, печатью организации-абонента и датой подписания.

Шаблон "Заявления на настройку роуминга"

В заявлении должна быть заполнена информация:

• об абоненте 1С-ЭДО (Наименование организации, ИНН/КПП, Идентификатор участника ЭДО);
• об одном или нескольких контрагентах, являющихся абонентами другого Оператора ЭДО СФ (Наименование организации контрагента, ИНН/КПП, наименование Оператора ЭДО СФ контрагента).

Идентификатор контрагента в заявке на роуминг является не обязательным. Но его наличие позволит обработать заявку быстрее.

Обращаем Ваше внимание, что в одном заявлении могут быть перечислены контрагенты только одного Оператора ЭДО. Если контрагенты, с которыми Вы хотите настроить роуминг, подключены к разным Операторам ЭДО (т.е. одни — к СКБ Контуру, другие — к АО НИИАС), то необходимо оформлять два отдельных заявления на роуминг.

2. После получения заявки на организацию роумингового обмена Оператор ЭДО СФ передает информацию об инициаторе и его контрагенте второму Оператору ЭДО СФ.

Если организация, от лица которой составляется "Заявление на настройку роуминга", одновременно зарегистрирована и как абонент оператора Калуга-Астрал, и как абонент оператора контрагента (СКБ Контур или АО НИИАС), необходимо дополнительно направить "Письмо о выборе оператора":

Шаблон "Письма о выборе оператора"

Образец заполнения "Письма о выборе оператора"

3. Второй Оператор ЭДО СФ в соответствии с Приказом Минфина №174н выявляет согласие у своего абонента на организацию роумингового обмена с абонентом первого Оператора ЭДО СФ.

4. После получения согласия от второго участника планируемого обмена оба Оператора ЭДО СФ проводят настройку роумингового обмена и сообщают своим абонентам о реализации роумингового обмена письмом с темой: «Настройки произведены».

После получения положительного ответа по настройке от Оператора ЭДО СФ пользователю программы 1С, подключенному к 1С-ЭДО или к 1С-Такском, для начала работы с ЭДО в роуминге необходимо войти в меню «Настройки ЭДО» своей программы (Рис. 1 или Рис. 3) и нажать кнопку «Обновить статусы» (Рис. 2 или Рис. 4). Статус настройки по ЭДО с контрагентом должен измениться на "Присоединен".

Рис.1 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Внимание!

Для настройки роуминга Вам не требуется отправлять приглашения самостоятельно. Все необходимые действия выполняются на уровне операторов ЭДО в рамках заявки.
Если поступило уведомление о выполнении настройки роуминга, но настройка ЭДО не сформировалась в «1С», необходимо:
· Проверить соответствие реквизитов контрагента, с которыми была подтверждена настройка роуминга и реквизитов, с которыми контрагент записан в справочнике «Контрагенты». В первую очередь обратите внимание на КПП;
· Убедиться, что в справочнике «Настройки ЭДО» нет действующей настройки с данным контрагентом.

Рис.2 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

Рис.3 "Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 2.0"

Рис.4 "Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии8 ред. 3.0"

После выполнения данных действий можно переходить к работе (отправке или получению электронных документов) с контрагентом http://its.1c.ru/edo.

У Вас остались вопросы? Обращайтесь в техподдержку ЭДО в программах 1С:

— через 1С-Коннект, сервис "1С-ЭДО: Поддержка клиентов";

— единый бесплатный федеральный номер 8-800-333-93-13;

— электронная почта [email protected].

Электронный документооборот с контрагентами

"При печатании книги в нее всегда вкрадывается несколько ошибок, которые никто не заметит."
Закон публикации

Электронный документооборот с контрагентами

Совершенствование Российского законодательства и развитие автоматизированных средств для работы с электронными документами делает задачу перехода на безбумажный (электронный) документооборот между организациями вполне реальной.

В рамках использования системы документооборота ESCOM.BPM вы можете не только обмениваться с контрагентами итоговыми документами, но и проводить электронное согласование версий заключаемых контрактов и соглашений.

Как работает электронный документооборот с контрагентами

Для использования электронного документооборота с контрагентами Вам будет необходимо заключить с каждым из них "Соглашение об обмене электронными документами".

Сервер электронного документооборота

Электронные документы, которыми Вы хотите обмениваться с контрагентами должны быть помещены в хранилище документов сервера системы документа. Такой сервер может быть размещён на оборудовании клиента или можно использовать "облачное" хранилище документов. Доступ к серверу системы документооборота извне осуществляется через специальное клиентское приложение, которое устанавливается на рабочих станциях пользователей, в том числе и на нескольких рабочих станциях сотрудников каждого вашего контрагента. Взаимодействие клиентских компьютеров с сервером приложения системы электронного документооборота осуществляется по протоколу http с шифрованием по стандарту SSL 128. Доступ к документам возможен только через интерфейс системы электронного документооборота только после прохождения процедуры аутентификации.

Использование сертификатов ЭЦП при обмене электронными документами

Подключение к серверу документооборота возможно только с компьютеров имеющих соответствующие сертификаты. При подключении к серверу документооборота происходит аутентификация пользователя, которая выполняется с использованием персонального цифрового сертификата (ЭЦП). Такой сертификат выдаётся каждому пользователю, работающему с системой электронного документооборота. Сертификат записывается на электронный носитель типа Token и дополнительно защищается ПИН кодом. После подключения пользователь входит в свой персональный кабинет и получает доступ только к своим документам . Работа пользователя с документами протоколируется.
Инициатором процесса обмена электронными документами может быть как менеджер вашей организации, так и сотрудник контрагента, ответственный за ведение электронного документооборота. Перед тем как отправить в системе документооборота электронный документ своему контрагенту, документ необходимо подписать ЭЦП. Выполняется эта операция с помощью программы Криптопро. Подписанный документ отправляется в системе документооборота получателю — контрагенту. Сотрудник контрагента, ответственный за обмен электронными документами получит электронное уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает документ, то он подписывает документ своей ЭЦП. Если ему необходимо внести в документ правки, то в системе документооборота сотрудник контрагента создаёт новую версию документа и после завершения редактирования подписывает эту версию своим сертификатом ЭЦП. Затем он возвращает этот документ в системе документооборота вашему сотруднику (о получении новой версии документа система уведомит его с помощью уведомления). Тот в свою очередь изучает полученную версию документа, и если необходимо, то отправляет её на внутреннее электронное согласование. Если замечаний к новой версии нет, то документ подписывается ЭЦП. Документ подписанный с двух сторон ЭЦП считается итоговым. Если же к документу есть замечания, то вновь создаётся новая версия, подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту для подписания. Все версии документа сохраняются и доступны для просмотра. Итоговому документу присваивается статус "Действующий" и такой документ не может быть изменён ни одной из сторон.

Как перейти на электронный документооборот

Если договор расторгается, то ему присваивается статус "Аннулирован".
В программе ESCOM.BPM можно обмениваться электронными версиями договоров, дополнительных соглашений и приложений, а так же другими электронными документами.

Как купить решение "Электронный документооборот с контрагентами"

Для автоматизации обмена электронными документами с контрагентами Вам необходимо приобрести одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ПРОФ" и нужно число клиентских лицензий для этой редакции. Количество клиентских лицензий зависит от числа одновременно работающих с программой пользователей.

Вам так же потребуются сертификаты ЭЦП на ключах Token, выданные Удостоверяющим центром и лицензии на программу криптопровайдера (Криптопро CSP). Программу криптопровайдера нужно устанавливать только тем пользователям, которые будут подписывать электронные документы ЭЦП.
Для расчёта итоговой стоимости необходимого программного обеспечения напишите нам. Наш электронный адрес [email protected]

Возврат к списку

ЭДО операторы и сервисы обмена электронными документами

Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами). ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.

Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.

Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.

Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.

Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями

ИнфоТеКС

Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронный экспресс

Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности.

Электронный документооборот с контрагентами: плюсы и как перейти

Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах. Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.

Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.

СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.

Транскрипт

Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.

ЭДО с контрагентами

ЧТО ТАКОЕ ЭДО с контрагентами

Платформа LeraData позволяет Вам обмениваться EDI и ЮЗД документами со своими партнёрами по бизнесу.
Для того, что бы начать электронный документооборот необходимо сделать всего один шаг!
Вам необходимо "пригласить" Вашего партнера в личном кабинете к обмену электронными документами, выбрав соответствующий пункт меню.

ЗАЧЕМ МНЕ ЭТО НАДО?

При подключении данного сервиса эффективность во взаимодействии с Вашими партнёрами возрастает в геометрической прогрессии:

01. Валидность информации - всегда достоверная информация, подкорректировать и изменить в одностороннем порядке документ уже невозможно.

Подключайтесь к электронному документообороту с контрагентами

02. 100% доставка документа до адресата. Отсутствие аргументов срыва поставки по причине «человеческого фактора». Никто из участников не сошлется уже на то, что не получал письмо или что письмо попало в «спам» и получатель этого не заметил!
03. Интеграция. Автоматизация бизнес-процессов. Сокращение временных затрат (до 80%) и исключение «ошибок ввода» путем автоматического внесения данных в учетную систему партнеров в случае использования интеграционного модуля.
04. Отсутствие ошибок. При отправке документ автоматически проверяется на валидность содержащийся в нём информации.
05. Существенное сокращение расходов на содержание офиса до 80 — 90% (обслуживание орг.техники, картриджи, бумага).

06. Отсутствие необходимости содержание архива документов, в том числе аренда помещения под архив, обслуживающий персонал, пожарная безопасность. На платформе архив документов доступен 24/7.
07. Моментальный поиск любых архивных и текущих документов.
08. Моментальная доставка закрывающих Юридически Значимых Документов (ЮЗД – Сч/Фактура, Торг12, Акт выполненных работ) до партнера. Как следствие — отсутствие посредников при доставке бумажных документов в виде служб экспресс-доставки, почты России и т.д., как следствие обнуление проблем с потерей, недоставкой либо поздней доставкой вне разумных сроков (особенно в бухгалтерские отчетные периоды) ЮЗД.
09. Моментальный обмен актуальными прайс-листами
10. Доступ через web-платформу из любого места в любое время.
11. Полный контроль над цепочкой от «заказа» до «поставки», как на web-интерфейсе, так и сразу в учетной системе, в случае реализации интеграционного решения.

Как следствие – упрощение взаимодействия между партнерами, значимое повышение скорости ведения бизнес-процессов, увеличение рентабельности предприятия!

Данная услуга предоставляется в рамках электронного документооборота между бизнес-партнёрами, кроме варианта обмена электронными документами с Торговыми Сетями, Распределительными Центрами и т.д.
Подробности можно узнать у наших менеджеров по телефону 8 800 555 96 26 (бесплатный по России) или по электронной почте: [email protected]

В организации не нова. Но несмотря на то что многие крупные и средние предприятия охвачены ей, еще не все понимают сути процессов, происходящих в рамках ЭДО. В текущей статье мы попытаемся простым языком донести важную информацию об автоматизированном процессе работы с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичкой? Как сдавать отчетность с помощью интернета? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы читайте ниже.

Взгляд со стороны: как внедрить электронный документооборот в организации

Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Еще 10 лет назад бухгалтерия работала с бумагой, но настало время перейти на новый порядок.

На многих предприятиях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных и учетных систем. Но деятельность компании не ограничена внутренними процессами. Параллельно идет и внешнее взаимодействие с контрагентами.

Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Акты выполненных работ он вносит в учетную систему предприятия, распечатывает и высылает контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. На стороне подрядчика акт сканируют и вносят в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и заносит в архив. Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Удобен ли он?

Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Однако за счет упрощения внешних процессов можно дополнительно сократить затраты — временные и финансовые. Так, на доставку бумажной корреспонденции тратятся дни и даже недели, а передача информации в цифровом виде выполняется за несколько минут.

Виды электронного документооборота между организациями

Допустим, вы готовы перевести взаимодействие с контрагентами в цифровой вид. Можно выбрать любой из двух видов обмена.

1. Обменивайтесь документами с помощью e-mail . Советуем однозначно прописать данный способ взаимодействия в соглашения между сторонами, указав при этом адреса почты, которые будут задействованы в обмене. Участники могут использовать любой вид ЭП, если договорятся об этом, однако при подписании документов усиленной квалифицированной подписью дополнительных соглашений не потребуется.
   Стоп-фактор: Сами понимаете, отсылать по e-mail можно не всю документацию.
2. Отправляйте и получайте счета-фактуры (СФ), а также другие документы через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ) . Для этого требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом так называемого сервиса обмена. Благодаря широкому спектру своих возможностей — технологических, кадровых и правовых — оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен между организациями.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

• Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
• Подключиться к интересующему вас оператору.
• Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

1. сколько стоит подключение;
2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об . Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по , поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Подведем итог

Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на цифровой формат взаимодействия с контрагентами, бухгалтеру следует помнить три детали:

1. Усиленная квалифицированная ЭП обеспечивает документу юридическую значимость.
2. Оператор гарантирует быструю и целостную доставку электронных документов.
3. Чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

• Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
• Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
• Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

• Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
• Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
• Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
• Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
• Разграничивать доступ к документам;
• Использовать стандартные формы для всех документов;
• Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
• Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
• Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

• Не все контрагенты пользуются ЭДО;
• На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде?

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

• Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
• Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
• Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

• подключиться к оператору;
• приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
• подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание навторой вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов (www.klerk.ru).